記名と署名、それぞれに異なる用途や意味があります。
デジタル化が進む現代でも、公的書類の提出時には「記名」や「署名」といった用語が頻繁に使われます。
この記事では、記名と署名の違いやそれぞれの効力、さらに委任状を作成する際の正しい方法について、直筆での手続きやデジタル作成の可否も含めて詳しく解説します。
記名押印・記名捺印・署名捺印の違い
記名と署名、そして押印と捺印は、しばしば混同されがちです。
一般的には「記名押印」と「署名捺印」の組み合わせが多く使われます。
ビジネス文書では「記名捺印」という用語も見かけますが、これも正しい使い方です。
【記名押印】【記名捺印】
氏名や会社名を記載し（自筆、印刷、スタンプなど方法は問わず）、印鑑を押します。
【署名捺印】
氏名や会社名を自筆で記入し、印鑑を押します。
これらの言葉の違いを正しく理解することで、書類作成時に正確な用語を使用できます。
署名と記名の法的効力と違い
署名と記名の基本的な違い
署名と記名は、どちらも氏名や会社名を記載しますが、その記載方法に違いがあります。
【署名】
氏名や会社名を自筆で記入すること。直筆、自署、手書きと同じ意味です。
【記名】
氏名や会社名を印刷、スタンプ、代筆などで記入すること。記載方法は問いません。
法的効力の面では、署名の方が記名よりも高いとされています。
これは、署名が自筆であるため、法的文書において本人の意思が明確に示されると考えられるからです。
なぜ署名の方が法的効力が高いのか
署名は本人の合意を示すもので、その法的効力は記名よりも高いです。
署名捺印 ＞ 署名 ＞ 記名押印 ＞ 記名
自筆であることで、本人の意思が明確に証明できるため、署名は高い証拠力を持ちます。
一方、印刷やゴム印は第三者でも作成可能で、筆跡鑑定による本人確認ができないため、本人の明確な合意の証拠としては弱くなります。
特に企業文書では、代表取締役が常に自署するわけにはいかないため、記名と捺印を組み合わせる方法がよく使われます。
この場合、捺印が重要な意味を持ちます。
個人でも、重要な書類では署名捺印が求められることが多いですが、最近では「ハンコレス」や「はんこなし」の流れも進み、署名だけで十分とされる場合も増えています。
なお、海外では印鑑の文化がなく、署名のみが一般的に用いられています。
記名押印と署名の選択肢
一部の書類では、「記名押印に代えて署名でも可」といった記述が見られます。
これは、記名押印または自署のどちらかを選択できるという意味です。
- 記名押印：印刷、スタンプ、代筆で氏名や会社名を記入し、印鑑を押す
- 署名：自筆で氏名を記入する
法的効力の面では、署名の方が高いため、同意を示す際には自署のみで十分とされています。
署名をした場合、印鑑は不要で、氏名の横にある「印」のマークはそのままで問題ありません。
もちろん、印鑑を押しても法的には有効です。
捺印と押印の違いと用語の意味
捺印と押印は区別して使われることがありますが、どちらも「印鑑を押す」ことを意味し、基本的な用途は同じです。
捺印とは何か？
「捺印」はもともと「署名捺印」から来ており、署名と共に印鑑を押す行為を指すことが多いです。
しかし、単に印鑑を押す行為全般を捺印と呼ぶこともあります。
契約書などで特定の責任者が押す印鑑に対して使われることがあります。
押印とは何か？
一方、「押印」は「記名押印」が省略された表現で、印刷された氏名や、氏名が記載されていない箇所に印鑑を押すことを指します。
捺印と押印は似ていますが、用途や文脈によって使い分けられることがあります。
しかし、基本的にはどちらも印鑑を押す行為であるため、用語の使い分けについて深く悩む必要はないかもしれません。
委任状の署名要件と法的背景
例えば、役所で住民票を取得する際、代理人が手続きを行う場合には委任状が必要です。
ただし、同一世帯の家族であれば委任状は不要ですが、家族が別の住所に住んでいる場合（例えば単身赴任中など）は、委任状が必要になります。
委任状の形式は、委任する内容や提出先によって異なり、必ずしも自署（直筆・手書き）でなければならないわけではありません。
多くの場合、委任状は委任者本人が代理人欄も含めて全て自署する必要がありますが、場合によってはパソコンでの作成も許可され、住所・氏名・生年月日を自筆で記入し、押印するケースもあります。
委任者および代理人の氏名は、委任者が自筆で記載し、署名・押印します。
例えば、住民票の写しを取得する際には、委任状（自署不要）と本人確認書類が必要ですが、市税に関する証明書の交付では、個人の場合は委任者本人の自署、法人の場合は記名と代表者印の押印が求められることがあります。
これは、各自治体が定める委任状の書き方の要件によるものです。
民法では「委任」について定められていますが、委任状の具体的な書き方については規定されていません。
民法第643条では委任契約の定義が示され、第656条では準委任について述べられていますが、委任状のフォーマットについては触れられていないため、自治体ごとに要件が異なることがあります。
しかし、実際の運用ではトラブル防止や自衛のため、委任状には自署が求められることが多いです。
万が一紛争が発生した場合、自署であれば筆跡鑑定によって委任の意思が確認でき、証拠能力が高まるためです。
また、本人が署名することで、その文書が本人の意思に基づいていることを示し、他人による不正作成のリスクを減らし、私文書偽造罪のリスクを回避します。
もし本人が病気や怪我で自署できない場合は、本人が指名した代筆者が委任状を作成することも可能です。
自治体の申請書に自署を求められるのは手間に感じるかもしれませんが、要件を満たさないと手続きが遅れる可能性があるため、事前に確認しておくことが重要です。
